Бухгалтерия транспортной компании: путевые листы, ГСМ, НДС и налоговые риски

Что мы делаем для транспортных компаний

• ведём учёт рейсов и выручки по договорам перевозки и транспортной экспедиции;
• контролируем путевые листы, транспортные накладные и электронные перевозочные документы (ЭТрН);
• настраиваем нормы и списание ГСМ, учёт топливных карт;
• учитываем автопарк: собственные ТС, лизинг, аренду, амортизацию, ремонты, шины и запчасти;
• считаем зарплату водителей, командировочные и суточные;
• рассчитываем транспортный налог и учитываем платежи в систему «Платон»;
• подтверждаем нулевую ставку НДС при международных перевозках;
• проверяем перевозчиков-подрядчиков, чтобы не потерять вычеты и расходы.

Где у перевозчиков чаще всего возникают налоговые риски

1. Путевые листы оформлены формально или с ошибками — под вопросом расходы на топливо и ремонт.
2. Привлечённые перевозчики без собственного транспорта и водителей — классический повод для претензий по ст. 54.1 НК РФ.
3. Топливо без норм: расход не обоснован внутренними нормами и пробегом.
4. Наличные расчёты с водителями и подотчёт без авансовых отчётов.
5. Неподтверждённая ставка 0% по международным перевозкам — доначисление НДС по общей ставке.

Наш опыт в отрасли

Юлия Плосконос, основатель ВПЛЮСЕ, с 2012 по 2021 год вела собственный бизнес в грузоперевозках. Мы понимаем экономику рейса, сезонность, кассовые разрывы и то, как налоговая смотрит на перевозчиков. В налоговых спорах транспортных компаний мы проверяем не только документы клиента, но и расчёт инспекции.

Какой режим налогообложения выбирают перевозчики

Выбор зависит от заказчиков. Крупные грузоотправители, как правило, работают на ОСНО и хотят получать входящий НДС к вычету, поэтому перевозчику без НДС с ними работать сложнее. С 2026 года общая ставка НДС — 22%, а упрощенцы с доходом выше 20 млн ₽ тоже становятся плательщиками НДС.

• ИП с небольшим автопарком может рассмотреть патент на грузоперевозки, но с 2026 года лимит дохода на патенте снижен до 20 млн ₽.
• УСН «доходы минус расходы» выгодна, когда велика доля топлива, ремонта и лизинга.
• ОСНО или УСН с НДС 22% — когда основные заказчики работают с НДС и им важен вычет.

Мы считаем нагрузку на каждом варианте на реальных цифрах прошлого года, прежде чем рекомендовать режим.

С чего начинаем работу

1. Получаем выписки, договоры с заказчиками и перевозчиками, реестр транспорта и лизинга.
2. Проверяем, как оформляются путевые листы, накладные и ЭТрН, и настраиваем недостающее.
3. Утверждаем нормы расхода топлива и порядок работы с топливными картами.
4. Сверяем расчёты с бюджетом и контрагентами, при необходимости восстанавливаем учёт.
5. Берём учёт на ведение: ИП — от 5 000 ₽/мес, ООО — от 10 000 ₽/мес, точная цена — после оценки объёма рейсов и документов.

Вопросы и ответы