Кого касается ЭТрН
- Грузоотправители — компании и ИП, которые отправляют товар или материалы.
- Перевозчики — транспортные компании и ИП с собственными машинами.
- Грузополучатели — покупатели, стройки, склады, производства.
- Компании со своим транспортом и водителем. Груз нельзя просто передать водителю: нужно оформить заявку на перевозку в личном кабинете оператора, указать данные и подписать её электронной подписью, после чего документ подписывают остальные участники.
Для подписи нужна регистрация у аккредитованного оператора электронного документооборота. У большинства операторов есть отдельные решения для разных категорий бизнеса.
Когда можно оформить бумажную накладную
С 19 сентября 2026 года действует приказ Минтранса № 391, который расширил перечень случаев, когда вместо электронной накладной допускается бумажная: исключений стало 12 вместо 8. Перечень закрытый. В него входят, например:
- воинские перевозки;
- перевозки иностранными перевозчиками без аккредитации;
- перевозки отдельных специальных грузов и печатных изданий;
- перевозки для личных нужд;
- случаи, когда отправитель и получатель — одно лицо и сторонний перевозчик не привлекается.
Если вашей ситуации нет в перечне — накладная должна быть электронной.
Где бизнес теряет деньги
- Не указана масса груза для навалочных и наливных грузов и контейнеров — перевозку могут признать незаконной, груз заблокировать, а расходы снять.
- Неверно оформленная накладная или незавершённая цепочка подписания — риск отказа в вычете НДС и исключения расходов из базы по налогу на прибыль.
- Поля, которые нельзя изменить после подписания. Ошибку в них не исправить «задним числом» — нужно оформлять документы заново.
- Права доступа. Если подписывать может кто угодно, со временем никто не понимает, кто и что подписал.
Когда начнутся штрафы
Нештрафуемый период по бумажным документам продлён до 1 марта 2027 года. После этого штрафы составят 25 000–50 000 ₽ для ИП и 100 000–300 000 ₽ для организаций.
Откладывать переход до марта не стоит: налоговые последствия — снятые расходы и вычеты — наступают уже сейчас, независимо от штрафов.
Чек-лист перехода на ЭТрН
- Все участники перевозок подключены к оператору ЭДО
- Электронные подписи оформлены, права доступа разграничены
- Масса груза указывается во всех накладных, где она обязательна
- 1С обновлена до версии, поддерживающей ЭТрН (не ниже 3.0.160)
- Определён ответственный за контроль завершения цепочки подписания
- Проверены договоры перевозки и экспедиции
Мы помогаем транспортным, строительным и торговым компаниям настроить работу с ЭТрН в 1С и проверяем, не теряются ли расходы и вычеты.
Вопросы и ответы
С какого числа ЭТрН обязательна?
С 1 сентября 2026 года для коммерческих перевозок. Штрафы за бумажные документы начнут применяться с 1 марта 2027 года.
Нужна ли ЭТрН, если я не перевозчик, а заказчик перевозки?
Да. Грузоотправитель и грузополучатель тоже являются участниками электронного документооборота и подписывают накладную.
Можно ли оформить бумажную накладную?
Только в случаях из закрытого перечня исключений. С 19 сентября 2026 года таких случаев 12.
Обсуждение в Telegram-канале «Вплюсе»
Материал носит информационный характер и отражает нормы на дату публикации. Перед принятием решения сверьтесь с действующей редакцией НК РФ или обратитесь к специалисту.
